Chapter 7 — Internal Controls & Cash

Part 1 of 7

Fraud & Internal Control

الاحتيال والرقابة الداخلية

Fraud is a dishonest act by an employee that results in personal benefit at the expense of the employer. Internal control is the system of policies and procedures adopted by a company to safeguard assets, enhance reliability of accounting records, increase efficiency, and ensure compliance with laws. الاحتيال هو فعل غير أمين من موظف يحقق منفعة شخصية على حساب صاحب العمل. الرقابة الداخلية هي نظام السياسات والإجراءات لحماية الأصول وضمان دقة السجلات والامتثال للقوانين.

The Fraud Triangle مثلث الاحتيال

💸

Opportunity

الفرصة

Weak internal controls that make it easy to commit fraud without detection (e.g., no segregation of duties)

ضعف الرقابة الداخلية مما يُسهّل ارتكاب الاحتيال دون اكتشاف

🧠

Rationalization

التبرير

The fraudster convinces themselves the act is acceptable ("I'll pay it back," "the company owes me")

المحتال يقنع نفسه بأن الفعل مقبول: "سأسدده"، "الشركة مدينة لي"

😰

Financial Pressure

الضغط المالي

Personal financial problems (debt, gambling, medical bills) create motivation to steal

المشكلات المالية الشخصية تُوجد الدافع للسرقة

⚠ EXAM TRAP: All THREE elements of the fraud triangle must be present for fraud to occur. Internal controls primarily address Opportunity — they cannot eliminate Financial Pressure or Rationalization, but removing opportunity is enough to prevent most frauds. ⚠ فخ الامتحان: يجب توافر العناصر الثلاثة لوقوع الاحتيال. الرقابة الداخلية تُعالج أساساً عنصر الفرصة — لا يمكنها إزالة الضغط المالي أو التبرير.

✓ CHECK An employee steals cash because a weak control system makes it easy. Which element of the Fraud Triangle does this represent? موظف يسرق نقوداً لأن نظام الرقابة الضعيف يُسهّل ذلك. أي عنصر من مثلث الاحتيال يُمثّل هذا الوضع؟

A Financial Pressure — الضغط المالي
B Opportunity — الفرصة
C Rationalization — التبرير
D Capability — القدرة

The Sarbanes-Oxley Act (SOX) قانون Sarbanes-Oxley

Passed in 2002 (USA) after high-profile frauds (Enron, WorldCom). Key requirements: (1) Top management must certify that financial statements are accurate. (2) Independent auditors must attest to the effectiveness of internal controls. (3) Severe criminal penalties for fraudulent reporting. صدر في 2002 بعد فضائح الاحتيال الكبرى. المتطلبات الرئيسية: الإدارة العليا تُصادق على دقة القوائم. المدققون يُقيّمون فعالية الرقابة الداخلية. عقوبات جنائية صارمة.

COSO — 5 Components of Internal Control المكونات الخمسة للرقابة الداخلية — COSO

🏗️

1. Control Environment

بيئة الرقابة

Tone at the top — management's integrity, ethical values, philosophy

نبرة الإدارة العليا — نزاهتها وقيمها الأخلاقية

⚠️

2. Risk Assessment

تقييم المخاطر

Identify and analyse risks that could prevent achieving objectives

تحديد وتحليل المخاطر التي تمنع تحقيق الأهداف

🔒

3. Control Activities

أنشطة الرقابة

Policies and procedures that ensure directives are carried out (the 6 principles)

السياسات والإجراءات التي تضمن تنفيذ التوجيهات

📡

4. Information & Communication

المعلومات والتواصل

Capture and communicate relevant information in a timely fashion

جمع وإيصال المعلومات ذات الصلة في الوقت المناسب

👁️

5. Monitoring

المراقبة

Assess the quality of internal control performance over time

تقييم جودة أداء الرقابة الداخلية باستمرار

✓ CHECK Which of the COSO framework's 5 components is described as "the tone at the top — management's integrity and ethical values"? أي مكوّنات إطار COSO الخمسة يُوصف بـ "نبرة القمة — نزاهة الإدارة وقيمها الأخلاقية"؟

A Control Environment — بيئة الرقابة
B Risk Assessment — تقييم المخاطر
C Control Activities — أنشطة الرقابة
D Monitoring — المراقبة

Part 2 of 7

IC Principles

مبادئ الرقابة الداخلية

Six specific control activities (principles) that companies apply to prevent and detect fraud and errors. These fall under COSO Component 3 (Control Activities). ستة أنشطة رقابية محددة تطبّقها الشركات للوقاية من الاحتيال والأخطاء واكتشافها.

Establishment of Responsibilityتحديد المسؤولية

Assign each task to ONE specific person. Control is most effective when only one person is responsible for a given task.تُخصَّص كل مهمة لشخص واحد محدد. الرقابة أكثر فعالية عندما تكون مسؤولية المهمة على شخص واحد.

Example: Only one cashier per register. If the till is short, it is clear who is responsible.مثال: صراف واحد لكل صندوق. إذا نقصت النقدية، يكون واضحاً من المسؤول.

Segregation of Dutiesالفصل بين المهام

Different individuals should: (a) authorise transactions, (b) record transactions, and (c) maintain custody of assets. No single person should do all three.أفراد مختلفون يُصادقون، يُسجّلون، ويحتجزون الأصول. لا شخص واحد يقوم بالثلاثة.

The MOST IMPORTANT control principle. Collusion required to circumvent it.أهم مبدأ رقابي. التحايل عليه يستلزم تواطؤاً.

Documentation Proceduresإجراءات التوثيق

Use prenumbered documents. All documents should be accounted for. Source documents should be promptly forwarded to accounting.استخدام مستندات مُرقَّمة مسبقاً. جميع المستندات يجب أن تُحاسَب عليها.

Physical Controlsالضوابط المادية

Use physical safeguards to protect assets and enhance accuracy of records: safes, locks, security cameras, fences, time clocks, computer passwords, alarms.حماية مادية للأصول: خزائن، أقفال، كاميرات مراقبة، كلمات مرور الحاسوب.

Independent Internal Verificationالتحقق الداخلي المستقل

Records are reviewed, compared, and reconciled by an employee who did NOT prepare them. Examples: bank reconciliation, internal audits, periodic counting of cash.مراجعة السجلات ومقارنتها وتسويتها بواسطة موظف لم يُعدّها. مثال: تسوية البنك.

Maximum benefit: performed by someone independent of record-keeping and asset custody.أقصى فائدة: تُنفَّذ بواسطة شخص مستقل عن التسجيل وحفظ الأصول.

Human Resource Controlsضوابط الموارد البشرية

Bond employees who handle cash. Rotate employee duties. Require employees to take vacations (fraud often discovered when perpetrator is absent). Conduct background checks.ضمان الموظفين الذين يتعاملون مع النقد. تدوير المهام. إلزام الإجازات. التحقق من خلفيات المتقدمين.

⚠ EXAM TRAP: Limitations of internal control — (1) Human element: controls can be overridden by collusion between employees or management override. (2) Cost-benefit: the cost of implementing a control should not exceed the expected benefit. ⚠ فخ الامتحان: قيود الرقابة الداخلية: (1) العنصر البشري — يمكن التحايل على الضوابط بالتواطؤ. (2) التكلفة-المنفعة — تكلفة الضابط لا تتجاوز منفعته المتوقعة.

Part 3 of 7

Cash Controls

ضوابط النقدية

Cash is the most liquid asset and the most susceptible to theft and misappropriation. Effective cash controls apply all 6 IC principles, with special emphasis on segregation of duties. النقدية هي الأصل الأكثر سيولة والأكثر عرضة للسرقة. ضوابط النقدية الفعّالة تطبق جميع المبادئ الستة مع التركيز على الفصل بين المهام.

Cash Receipts Controls ضوابط المقبوضات النقدية

Control / الضابط	How It Works / طريقة العمل	Principle Applied
Cash register with locked tapeصندوق النقدية بشريط مقفل	Automatically records every saleيسجل كل عملية بيع تلقائياً	Documentation
Separate cashier from record-keeperفصل الصراف عن المحاسب	Different people handle cash and record itأشخاص مختلفون يتعاملون ويُسجّلون	Segregation
Daily bank depositsإيداع يومي في البنك	Minimise cash on hand overnightتقليل النقدية المحتفظ بها ليلاً	Physical Controls
Independent count of cashعدّ مستقل للنقدية	Supervisor counts the till at day's end and compares to register tapeالمشرف يعدّ الصندوق ويقارنه بشريط التسجيل	Independent Verification

Cash Payments Controls ضوابط المدفوعات النقدية

Control / الضابط	Why / لماذا
Payment only by cheque or EFTالدفع بالشيك أو التحويل الإلكتروني فقط	Creates a paper trail; reduces cash in handيُنشئ مسار وثائق؛ يُقلّل النقدية المحتجزة
Separate authorisation from paymentفصل التصريح عن الدفع	Person who approves payment ≠ person who signs chequeمن يُصادق على الدفع ≠ من يوقّع الشيك
Cancel (stamp "Paid") invoices after paymentإلغاء الفواتير بعد الدفع	Prevents the same invoice from being paid twiceيمنع دفع نفس الفاتورة مرتين
Petty cash fund for small paymentsصندوق النثريات للمدفوعات الصغيرة	Avoids issuing cheques for trivial amountsيتجنب إصدار شيكات لمبالغ تافهة

Reporting Cash on the SFP الإبلاغ عن النقدية في قائمة المركز المالي

✅

Included in Cash

يُدرج ضمن النقدية

Coins, currency, cheques, money orders, bank drafts, demand deposits

العملات، الشيكات، الحوالات، الودائع تحت الطلب

❌

NOT Cash

لا يُدرج ضمن النقدية

Postdated cheques, IOUs, postage stamps, travel advances, certificates of deposit

الشيكات المؤجلة، شهادات الإيداع، طوابع البريد

🔒

Restricted Cash

نقدية مقيّدة

Cash not available for general use (e.g., compensating balances) — reported separately, often non-current

نقدية غير متاحة للاستخدام العام — تُعرض بشكل منفصل

⚠ EXAM TRAP: A postdated cheque (a cheque dated in the future) is NOT cash — it is a receivable until the date arrives. Similarly, a cheque received and not yet deposited IS cash (it's a current asset). ⚠ فخ الامتحان: الشيك المؤرَّخ مستقبلاً ليس نقداً — هو ذمة مدينة حتى تحلّ تاريخه. لكن شيك مستلم ولم يُودَع بعد هو نقدية.

Part 4 of 7

Petty Cash Fund

صندوق النثريات

A petty cash fund is a small amount of cash kept on hand to pay minor expenses (postage, freight, office supplies) that would be impractical to pay by cheque. One person — the petty cash custodian — is solely responsible for it. صندوق النثريات مبلغ نقدي صغير محتجز لدفع مصروفات بسيطة. شخص واحد — أمين الصندوق — مسؤول عنه حصراً.

Three Types of Petty Cash Entries ثلاثة أنواع من القيود المحاسبية للنثريات

Establishing the Fundإنشاء الصندوق

Zhū Ltd. establishes a NT$3,000 petty cash fund on March 1.شركة Zhū تُنشئ صندوق نثريات بـ 3,000 NT$ في 1 مارس.

Dr. Petty Cash 3,000 / Cr. Cash 3,000

Only ONE entry at establishment — debit Petty Cash account, credit Cash (bank). No entries made when individual payments occur; only receipts collected.قيد واحد فقط عند الإنشاء. لا قيود عند الدفعات الفردية؛ فقط إيصالات تُجمَّع.

Replenishing the Fundتجديد الصندوق

March 31: Fund has NT$390 cash remaining. Receipts: Postage NT$1,320 · Freight-Out NT$1,140 · Miscellaneous NT$150. Total receipts = NT$2,610. Cash replenishment = NT$3,000 − NT$390 = NT$2,610. في نهاية الشهر: متبقي 390 NT$. إيصالات: بريد 1,320 + شحن 1,140 + متنوعة 150 = 2,610. التجديد = 2,610.

Dr. Postage Expense 1,320 / Dr. Freight-Out 1,140 / Dr. Misc. Expense 150 / Cr. Cash 2,610

Expenses are recorded at REPLENISHMENT, not at payment. The Petty Cash account is NOT debited at replenishment.المصروفات تُسجَّل عند التجديد وليس عند الدفع. حساب النثريات لا يُقيَّد مدينًا عند التجديد.

Shortage or Overageعجز أو زيادة في النثريات

If cash on hand + receipts ≠ NT$3,000, there is a shortage or overage.
Example (Shortage): Cash NT$390 + Receipts NT$2,580 = NT$2,970 ≠ NT$3,000 → Shortage NT$30.إذا كان النقد + الإيصالات ≠ 3,000: عجز أو زيادة. مثال: نقد 390 + إيصالات 2,580 = 2,970 ≠ 3,000 → عجز 30.

Dr. Postage 1,320 / Dr. Freight 1,140 / Dr. Misc. 120 / Dr. Cash Over and Short 30 / Cr. Cash 2,610

"Cash Over and Short" = debit when short (an expense/loss), credit when over (revenue/gain)."فارق النقدية": مدين عند العجز (مصروف/خسارة)، دائن عند الزيادة (إيراد/مكسب).

⚠ EXAM TRAP: The Petty Cash account balance stays at NT$3,000 at all times — it is only changed when the fund is increased or decreased (a separate establishment/change entry). It is NEVER touched at replenishment. ⚠ فخ الامتحان: رصيد حساب النثريات يبقى دائماً 3,000 NT$ — لا يتغير إلا عند تغيير مبلغ الصندوق. لا يُلمَس أبداً عند التجديد.

✓ CHECK When a petty cash fund is replenished, which account is credited? عند تجديد صندوق النثريات، أي حساب يُقيَّد دائنًا؟

A Petty Cash — النثريات
B Miscellaneous Expense — المصروفات المتنوعة
C Cash (bank account) — النقدية (حساب البنك)
D Accounts Payable — الذمم الدائنة

Part 5 of 7

Bank Reconciliation

تسوية البنك (المطابقة المصرفية)

A bank reconciliation explains the difference between the balance in the company's Cash account (books) and the balance on the bank statement. It is a key independent internal verification control. تسوية البنك تُفسّر الفرق بين رصيد النقدية في دفاتر الشركة ورصيد كشف البنك. وهي أداة تحقق داخلي مستقل رئيسية.

Items on Each Side البنود على كل جانب

BANK STATEMENT SIDE

Start with Bank Balance رصيد البنك

ADD / يُضاف

Deposits in transit / إيداعات في الطريق+

DEDUCT / يُخصم

Outstanding cheques / شيكات معلّقة−

Bank errors (if bank overstated)±

Adjusted Bank Balance / الرصيد المعدَّل= X

No journal entries for bank-side items — the bank will correct them automatically.

BOOKS SIDE

Start with Book Balance الرصيد الدفتري

ADD / يُضاف

Bank collections (notes) / تحصيلات البنك+

Interest earned / فوائد بنكية+

Book errors (if understated)±

DEDUCT / يُخصم

NSF cheques / شيكات مرتجعة−

Bank service charges / رسوم بنكية−

Book errors (if overstated)±

Adjusted Book Balance / الرصيد الدفتري المعدَّل= X

Journal entries REQUIRED for every book-side item.

Worked Example — Laird Company مثال عملي — شركة Laird

LAIRD COMPANY

Bank Reconciliation تسوية البنك

October 31, 2017

BANK STATEMENT BALANCE / رصيد كشف البنك

Balance per bank statement15,907

Add: Deposits in transit / إيداع في الطريق2,201

Less: Outstanding cheques / شيكات معلّقة(5,904)

Adjusted bank balance / الرصيد المعدَّل للبنك12,204

BOOK BALANCE / الرصيد الدفتري

Balance per books11,781

Add: Collection of note by bank / تحصيل سند1,000

Add: Interest on note50

Less: NSF cheque (customer)(425)

Less: Bank service charge(25)

Less: Error (cheque #443 recorded as 432, correct 432 → 423)(177)

Adjusted book balance / الرصيد الدفتري المعدَّل12,204

Both adjusted balances agree: $12,204 ✓ — Journal entries needed for ALL book-side items.

✓ CHECK In a bank reconciliation, outstanding cheques are: في تسوية البنك، الشيكات المعلّقة هي:

A Added to the bank balance — تُضاف لرصيد البنك
B Deducted from the bank balance — تُخصم من رصيد البنك
C Deducted from the book balance — تُخصم من الرصيد الدفتري
D Added to the book balance — تُضاف للرصيد الدفتري

Journal Entries for Book-Side Items قيود الجانب الدفتري

Item / البند	Debit / مدين	Credit / دائن	Amount
Note collected by bank + interest	Cash	Notes Receivable + Interest Revenue	1,050
NSF cheque returned	Accounts Receivable	Cash	425
Bank service charge	Bank Charges Expense	Cash	25
Book error correction	Accounts Payable	Cash	177

⚠ EXAM TRAP: Deposits in transit and outstanding cheques require NO journal entries — the company already recorded them. NSF cheques DO require a journal entry: Dr. Accounts Receivable / Cr. Cash — the customer now owes you again. ⚠ فخ الامتحان: الإيداعات في الطريق والشيكات المعلّقة لا تستلزم قيوداً — الشركة سجّلتها بالفعل. الشيكات المرتجعة تستلزم قيداً: م. الذمم المدينة / د. النقدية.

✓ CHECK An NSF (bounced) cheque received from a customer requires a journal entry of: شيك مرتجع (بدون رصيد) مُستلَم من عميل يستلزم قيداً محاسبياً:

A Dr. Cash / Cr. Accounts Receivable — م. نقدية / د. ذمم مدينة
B Dr. Accounts Receivable / Cr. Cash — م. ذمم مدينة / د. نقدية
C Dr. Bad Debt Expense / Cr. Cash — م. مصروف الديون المشكوك / د. نقدية
D No journal entry needed — لا قيد مطلوب

IAS 7 · Part 6 of 8

IFRS: Cash & Cash Equivalents

المعيار الدولي 7: النقدية وما يعادلها

IAS 7 — Statement of Cash Flows defines what qualifies as cash and cash equivalents, what must be excluded, and what the company must disclose in the notes. These are standard exam questions at every level. المعيار الدولي رقم 7 — قائمة التدفقات النقدية يُحدد ما يُصنَّف نقدية وما يعادلها، وما يُستثنى، وما يجب الإفصاح عنه في الإيضاحات.

What IS Cash? ما هي النقدية؟

Coins & Currency

العملات المعدنية والورقية

Physical money on hand — in cash registers, safes, petty cash box.

الأموال المادية في الصندوق — سجلات المبيعات، الخزائن، صندوق النثريات.

Demand Deposits

الودائع تحت الطلب

Bank current (chequing) accounts withdrawable on demand. The most common component.

الحسابات الجارية في البنك القابلة للسحب عند الطلب.

Bank Drafts & Money Orders

الحوالات المصرفية

Items payable on demand that function like cash.

بنود مستحقة عند الطلب تعمل كالنقد.

✓ CHECK A customer's NSF (returned) cheque that is still outstanding should be classified as: شيك مرتجع (بدون رصيد) لا يزال معلّقاً يجب تصنيفه في:

A Cash — النقدية
B Cash Equivalents — مكافئات النقدية
C Accounts Receivable — الذمم المدينة
D Prepaid Expenses — المصروفات المدفوعة مقدماً

What ARE Cash Equivalents? (IAS 7 Definition) ما هي مكافئات النقدية؟

Cash equivalents are short-term, highly liquid investments that are: (1) readily convertible to a known amount of cash, AND (2) subject to an insignificant risk of changes in value. They must mature within 3 months from the date of acquisition. مكافئات النقدية هي استثمارات قصيرة الأجل عالية السيولة: (1) قابلة للتحويل بسهولة لمبالغ نقدية معروفة، و(2) لا تخضع لمخاطر تغيير القيمة. يجب أن تستحق خلال 3 أشهر من تاريخ الاقتناء.

Item	Cash Equivalent? / مكافئ نقدية؟	Reason / السبب
3-month Treasury bill (T-bill)سند خزينة 3 أشهر	✅ Yes	Matures within 3 months, minimal riskيستحق خلال 3 أشهر، خطر ضئيل
Money market fundصندوق سوق المال	✅ Yes	Highly liquid, stable valueسيولة عالية، قيمة مستقرة
Commercial paper (≤ 3 months)أوراق تجارية ≤ 3 أشهر	✅ Yes	Short-term corporate debt, liquidديون شركات قصيرة الأجل
6-month Certificate of Depositشهادة إيداع 6 أشهر	❌ No	Matures in more than 3 months → short-term investmentتستحق بعد أكثر من 3 أشهر → استثمار قصير الأجل
Shares / Equitiesالأسهم	❌ No	Significant price risk — NOT a cash equivalentمخاطر سعرية كبيرة — ليست مكافئاً للنقد
Postdated cheque receivedشيك مؤجل التاريخ مُستلَم	❌ No	Classified as Accounts Receivable until date arrivesيُصنَّف ذمم مدينة حتى حلول تاريخه

Items That Are NOT Cash — Common Exam Traps بنود ليست نقدية — أفخاخ الامتحان الشائعة

Item	Correct Classification / التصنيف الصحيح
NSF (bounced) chequeشيك مرتجع (بدون رصيد)	Accounts Receivable / ذمم مدينة
Postdated cheque issued (not yet due)شيك أُصدر بتاريخ مؤجل	Remains in Cash (still payable in future) / يبقى نقدية
Compensating balance (required minimum)الرصيد التعويضي المطلوب	Disclosed separately in notes; restricted cashيُفصح عنه في الإيضاحات كنقد مقيد
Travel advances to employeesسلف السفر للموظفين	Prepaid Expenses / مصروفات مدفوعة مقدماً
Bank overdraftالسحب على المكشوف	Current Liability (unless used to offset positive cash) / مطلوبات متداولة
Stamps / postage on handالطوابع البريدية	Prepaid Expenses / مصروفات مدفوعة مقدماً

IAS 7 — Required Note Disclosures الإفصاحات المطلوبة وفق المعيار رقم 7

LAIRD COMPANY

Note 1 — Cash and Cash Equivalents (IAS 7)

COMPONENTS

Cash on hand / النقد لدى الصندوق450

Demand deposits — Bank of Toronto11,754

3-month Treasury bills (cash equivalents)3,000

Total Cash and Cash Equivalents15,204

RESTRICTIONS

Compensating balance (restricted — see Note 8)2,000

Available (unrestricted) cash13,204

⚠ EXAM TIP: A compensating balance is a minimum cash balance a bank requires a borrower to maintain. It restricts use of that cash, so IFRS requires it to be disclosed separately in the notes — it should NOT simply be included in the unrestricted Cash total. Professors love this distinction. ⚠ نصيحة للامتحان: الرصيد التعويضي هو الحد الأدنى الذي يشترط البنك على المقترض الاحتفاظ به. يُقيِّد استخدام هذه النقدية لذا يُلزم IFRS بالإفصاح عنه بشكل مستقل في الإيضاحات.

Part 7 of 8

Glossary

المسرد

Click any term — 18 key Ch. 7 terms with full bilingual definitions. انقر على أي مصطلح — 18 مصطلحاً رئيسياً للفصل السابع.

Internal Control: The system of policies and procedures adopted by management to: (1) safeguard company assets, (2) enhance reliability of accounting records, (3) increase operational efficiency, and (4) ensure compliance with laws and regulations.الرقابة الداخلية: نظام السياسات والإجراءات لحماية الأصول، وضمان دقة السجلات، وزيادة الكفاءة، والامتثال للقوانين.

Fraud Triangle: Three conditions present in nearly all frauds: (1) Opportunity — weak controls, (2) Financial Pressure — personal money problems, (3) Rationalization — justifying the dishonest act. All three must be present.مثلث الاحتيال: ثلاثة شروط موجودة في كل حالات الاحتيال تقريباً: الفرصة، الضغط المالي، التبرير. يجب توافر الثلاثة.

Segregation of Duties: The most important control principle. Requires that the responsibility for related activities be assigned to different individuals: (1) authorisation, (2) record-keeping, (3) custody of assets.الفصل بين المهام: أهم مبدأ رقابي. يستلزم أن تكون صلاحيات التصريح والتسجيل وحفظ الأصول لأشخاص مختلفين.

COSO Framework: Committee of Sponsoring Organizations. Identifies 5 components of internal control: (1) Control Environment, (2) Risk Assessment, (3) Control Activities, (4) Information & Communication, (5) Monitoring.إطار COSO: يحدد 5 مكونات للرقابة الداخلية: بيئة الرقابة، تقييم المخاطر، أنشطة الرقابة، المعلومات والتواصل، المراقبة.

Bonding: Purchasing fidelity insurance on employees who handle cash. If a bonded employee steals, the insurance company reimburses the employer. This is a human resource control.ضمان الموظفين: شراء تأمين أمانة على الموظفين الذين يتعاملون مع النقد. إذا سرق موظف مضمون، شركة التأمين تُعوّض صاحب العمل.

Petty Cash Fund: A small amount of cash established to pay minor expenses that are impractical to pay by cheque. One custodian is solely responsible. Replenished periodically by writing a cheque for the total expenses paid.صندوق النثريات: مبلغ نقدي صغير لدفع المصروفات الصغيرة. أمين واحد مسؤول حصراً. يُجدَّد دورياً بشيك يساوي إجمالي المصروفات.

Petty Cash Custodian: The employee solely responsible for managing the petty cash fund — making payments, collecting receipts, and safeguarding the cash. This establishes clear responsibility.أمين صندوق النثريات: الموظف المسؤول حصراً عن إدارة صندوق النثريات — الدفعات، الإيصالات، وحفظ النقد. يُحدد المسؤولية بوضوح.

Cash Over and Short: Account used when the petty cash fund (or cash register) does not balance. Debit (expense) when cash is short; Credit (revenue) when cash is over. Typically minor; large shortages may indicate fraud.فارق النقدية (عجز أو زيادة): يُستخدم عندما لا يتوازن صندوق النثريات. مدين (مصروف) عند العجز؛ دائن (إيراد) عند الزيادة.

Bank Reconciliation: A statement prepared to explain the difference between the book cash balance and the bank statement balance. Items on the bank side need no entries; items on the book side require journal entries.تسوية البنك: بيان يُعدّ لتفسير الفرق بين الرصيد الدفتري للنقدية ورصيد كشف البنك. بنود الجانب الدفتري تستلزم قيوداً.

Deposits in Transit: Deposits recorded in the company's books but NOT yet recorded by the bank (end-of-day deposits after bank cut-off). Added to the bank balance in the reconciliation. No journal entry needed.الإيداعات في الطريق: إيداعات سُجّلت في دفاتر الشركة ولم يُسجّلها البنك بعد. تُضاف لرصيد البنك. لا قيد مطلوب.

Outstanding Cheques: Cheques issued by the company and recorded in its books, but NOT yet presented to the bank for payment. Deducted from the bank balance in the reconciliation. No journal entry needed.الشيكات المعلّقة (المستحقة): شيكات أصدرتها الشركة وسجّلتها لكن لم تُصرف في البنك بعد. تُخصم من رصيد البنك. لا قيد مطلوب.

NSF Cheque (Not Sufficient Funds): A cheque returned by the bank because the drawer's account had insufficient funds. The company must reverse the original entry: Dr. Accounts Receivable / Cr. Cash.شيك مرتجع (رصيد غير كافٍ): شيك أعاده البنك لعدم كفاية رصيد الساحب. الشركة تعكس القيد الأصلي: م. الذمم المدينة / د. النقدية.

Bank Memorandum: Debit memo — reduces your balance (NSF cheques, service charges). Credit memo — increases your balance (note collected, interest earned). Credit memos ADD to book balance in reconciliation.مذكرة البنك: مذكرة مدينة — تُقلّل رصيدك. مذكرة دائنة — تزيد رصيدك (تحصيل سند، فوائد). المذكرات الدائنة تُضاف للرصيد الدفتري.

Electronic Funds Transfer (EFT): A cash transfer system that uses wire, telephone, or computer rather than paper documents. Reduces paperwork and speeds up transactions. Used for payroll, bill payments, customer receipts.التحويل الإلكتروني للأموال: نظام تحويل نقدي عبر السلك أو الهاتف أو الحاسوب. يُقلّل الأوراق ويُسرّع المعاملات.

Collusion: Two or more employees working together to circumvent internal controls. A key limitation of internal control — segregation of duties cannot prevent fraud if employees cooperate to commit it.التواطؤ: تعاون موظفَين أو أكثر للتحايل على الرقابة الداخلية. قيد رئيسي — الفصل بين المهام لا يمنع الاحتيال إذا تعاون الموظفون.

Sarbanes-Oxley Act (SOX, 2002): US law requiring: (1) CEO/CFO certification of financial statements, (2) independent audit of internal controls, (3) criminal penalties for fraudulent reporting. Strengthened corporate governance worldwide.قانون Sarbanes-Oxley (SOX، 2002): قانون أمريكي يستلزم: مصادقة المدير التنفيذي والمالي على القوائم، تدقيق مستقل للرقابة الداخلية، عقوبات جنائية.

Restricted Cash: Cash that is not available for general use (e.g., compensating balances required by a lender, cash set aside for specific purposes). Reported separately from unrestricted cash, often as non-current.النقدية المقيّدة: نقدية غير متاحة للاستخدام العام (أرصدة تعويضية مطلوبة من المُقرض). تُعرض بشكل منفصل عن النقدية غير المقيّدة.

Physical Controls: Internal control principle using physical measures to safeguard assets: safes, vaults, locks, fences, security cameras, alarm systems, computer passwords, biometric access systems.الضوابط المادية: مبدأ رقابي يستخدم تدابير مادية لحفظ الأصول: خزائن، أقفال، كاميرات أمنية، أنظمة إنذار، كلمات مرور.

Part 8 of 8

Practice Quiz

الأسئلة التدريبية

15 exam-style questions covering fraud, IC principles, petty cash, and bank reconciliation. 15 سؤالاً على مستوى الامتحان يغطي الاحتيال ومبادئ الرقابة والنثريات وتسوية البنك.

⚡ Quick-Reference Cheat Sheet — Chapter 7 ورقة مرجع سريع — الفصل السابع

Bank Reconciliation — Two Sides
Bank side: + Deposits in transit − Outstanding cheques ± Bank errors
Book side: + Bank collections + Interest earned − NSF cheques − Service charges ± Book errors
→ Both sides must equal the same Adjusted Cash Balance

Journal Entries — Book Side Only
Bank collections: Dr. Cash / Cr. A/R
Interest earned: Dr. Cash / Cr. Interest Revenue
NSF cheque: Dr. A/R / Cr. Cash
Service charge: Dr. Misc. Expense / Cr. Cash
Bank side items (deposits in transit, outstanding cheques) need NO entry

5 COSO Components of IC
① Control Environment ② Risk Assessment
③ Control Activities ④ Information & Communication ⑤ Monitoring

Petty Cash — Key Rules
Establish: Dr. Petty Cash / Cr. Cash
Replenish: Dr. Expenses / Cr. Cash
Petty Cash account balance never changes at replenishment
Change fund size: Dr./Cr. Petty Cash / Cash

What IS Cash (IAS 7)
Coins & currency + demand deposits + cash equivalents
Cash equivalents: short-term (<3 months), highly liquid, low risk
Postdated cheques = receivable (NOT cash)

Fraud Triangle
ALL THREE must be present:
① Opportunity ② Financial Pressure ③ Rationalization
IC targets Opportunity only

تسوية البنك: جانب البنك (إيداعات في الطريق − شيكات معلقة) | جانب الدفاتر (تحصيلات البنك + فوائد − شيكات مرتجعة − رسوم). القيود فقط للجانب الدفتري. النثريات: لا يتغير الحساب عند التجديد. الشيك المؤرَّخ مستقبلاً ليس نقداً.

Q1 — MCQ

The three elements of the fraud triangle are:العناصر الثلاثة لمثلث الاحتيال هي:

A Theft, concealment, conversion
B Opportunity, financial pressure, rationalization
C Motive, means, opportunity
D Greed, opportunity, weak management

Q2 — MCQ

The MOST important internal control principle is:أهم مبدأ للرقابة الداخلية هو:

A Documentation procedures
B Segregation of duties
C Physical controls
D Establishment of responsibility

Q3 — MCQ

Zhū Ltd. establishes a NT$3,000 petty cash fund. The journal entry is:شركة Zhū تُنشئ صندوق نثريات بـ 3,000 NT$. القيد هو:

A Dr. Cash 3,000 / Cr. Petty Cash 3,000
B Dr. Petty Cash 3,000 / Cr. Cash 3,000
C Dr. Expenses 3,000 / Cr. Cash 3,000
D No entry required at establishment

Q4 — MCQ

When replenishing the petty cash fund, the Petty Cash account is:عند تجديد صندوق النثريات، حساب النثريات:

A Debited for the total expenses
B Credited for the cash replenished
C Not affected — only expense accounts and Cash
D Both debited and credited

Q5 — Calculation

Zhū's petty cash fund (NT$3,000): cash on hand NT$390, receipts: postage NT$1,320, freight NT$1,140, misc NT$150. What is the replenishment cheque amount?صندوق Zhū (3,000): نقد 390، إيصالات: بريد 1,320 + شحن 1,140 + متنوعة 150. ما مبلغ شيك التجديد؟

Total receipts = 1,320 + 1,140 + 150 = NT$2,610. Cash on hand = NT$390. Fund = 390 + 2,610 = 3,000 ✓. Replenishment cheque = NT$2,610. إجمالي الإيصالات = 2,610. النقد المتبقي = 390. شيك التجديد = 2,610 NT$.

Q6 — MCQ

Outstanding cheques on a bank reconciliation are:الشيكات المعلّقة في تسوية البنك:

A Added to the bank balance
B Deducted from the bank balance
C Added to the book balance
D Deducted from the book balance

Q7 — MCQ

An NSF (not sufficient funds) cheque requires the company to record:الشيك المرتجع (رصيد غير كافٍ) يستلزم من الشركة تسجيل:

A Dr. Accounts Receivable / Cr. Cash
B Dr. Cash / Cr. Accounts Receivable
C Dr. Bad Debt Expense / Cr. Cash
D No entry — it appears only on the bank side

Q8 — MCQ

Deposits in transit are:الإيداعات في الطريق:

A Recorded by the bank but not by the company
B Recorded by the company but not yet by the bank
C Recorded by neither party yet
D An error that must be corrected by journal entry

Q9 — MCQ

Which of the following requires a journal entry after bank reconciliation?أيٌّ مما يلي يستلزم قيداً محاسبياً بعد تسوية البنك؟

A Deposits in transit
B Outstanding cheques
C Bank service charges
D Bank errors (bank-side errors)

Q10 — Short Answer

Explain why requiring employees to take annual vacations is an internal control.اشرح لماذا إلزام الموظفين بأخذ إجازات سنوية يُعدّ ضابطاً رقابياً داخلياً.

Fraud often requires the perpetrator's continuous presence to conceal it (e.g., manipulating records, intercepting correspondence). When an employee is absent and a substitute takes over their duties, the fraud is more likely to be discovered. This is a human resource control that acts as an ongoing independent verification. الاحتيال غالباً يتطلب حضور مرتكبه المستمر لإخفائه. عندما يكون الموظف غائباً ويتولى موظف آخر مهامه، يُرجَّح اكتشاف الاحتيال. هذا ضابط موارد بشرية يعمل كتحقق مستمل.

Q11 — MCQ

A postdated cheque received from a customer should be classified as:شيك مستقبلي التاريخ مستلَم من عميل يُصنَّف كـ:

A Cash
B Accounts Receivable (a receivable, not yet cash)
C Prepaid expense
D Notes Receivable

Q12 — MCQ

The internal control principle that limits one cashier per register illustrates:مبدأ الرقابة الداخلية الذي يُحدد صراف واحد لكل صندوق يُوضح:

A Segregation of duties
B Establishment of responsibility
C Physical controls
D Independent internal verification

Q13 — MCQ

When petty cash has a shortage of NT$30, the entry at replenishment includes:عند وجود عجز 30 NT$ في النثريات، القيد عند التجديد يتضمن:

A Dr. Cash Over and Short 30 (a debit — expense)
B Cr. Cash Over and Short 30 (a credit — revenue)
C Dr. Petty Cash 30
D No entry for shortage — just ignore it

Q14 — Short Answer

State the journal entry when a bank collects a NT$1,000 note receivable plus NT$50 interest on behalf of the company.اذكر القيد المحاسبي عندما يحصّل البنك سنداً بـ 1,000 NT$ زائد فوائد 50 NT$ نيابةً عن الشركة.

Dr. Cash 1,050 / Cr. Notes Receivable 1,000 / Cr. Interest Revenue 50.
This is a book-side item that increases the book balance and requires a journal entry. م. النقدية 1,050 / د. أوراق قبض 1,000 / د. إيراد الفائدة 50.
هذا بند دفتري يزيد الرصيد الدفتري ويستلزم قيداً.

Q15 — MCQ

A key limitation of internal controls is:قيد رئيسي للرقابة الداخلية هو:

A They are too expensive to implement
B They only apply to large companies
C They can be circumvented by collusion or management override
D They require external auditors to work

⭐ Comprehensive Problem — Falcon Ltd. Bank Reconciliation ⭐ مسألة شاملة — تسوية بنك شركة فالكون

COMPREHENSIVE — Full Bank Reconciliation

Falcon Ltd. — October 31 data:

Bank Statement balance: €22,380
Book (Cash account) balance: €19,140

Reconciling items discovered:
1. Deposit in transit: €3,600
2. Outstanding cheques: #421 €1,200; #425 €890; #430 €2,540 (total €4,630)
3. Bank collected a note receivable on Falcon's behalf: principal €2,000 + interest €120
4. NSF cheque from customer Rios returned by bank: €480
5. Bank service charge for October: €35
6. Error: Falcon recorded cheque #418 as €630; bank correctly paid €360 (book error — overstated disbursement by €270)

Required: (a) Prepare the full bank reconciliation (both sides to adjusted balance). (b) Prepare all necessary journal entries. بيانات شركة فالكون في 31 أكتوبر:
رصيد كشف البنك: €22,380 | رصيد الدفاتر: €19,140

1. ودائع في الطريق: €3,600
2. شيكات قيد التحصيل: #421 بـ€1,200، #425 بـ€890، #430 بـ€2,540 (مجموع €4,630)
3. البنك حصّل كمبيالة: أصل €2,000 + فائدة €120
4. شيك مرتجع من عميل ريوس: €480
5. رسوم خدمة البنك: €35
6. خطأ في الدفاتر: الشيك #418 سُجِّل €630 والصحيح €360 (أي دفع أقل بـ€270)

المطلوب: (أ) تسوية البنك الكاملة. (ب) جميع قيود التسوية الضرورية.

(a) Bank Reconciliation — October 31:

BANK SIDE:
Balance per bank statement                 €22,380
Add: Deposit in transit                        +3,600
Less: Outstanding cheques                   −4,630
Adjusted bank balance                      €21,350

BOOK SIDE:
Balance per books                             €19,140
Add: Note collected (2,000 + 120)        +2,120
Add: Book error (#418 overstated)         +270
Less: NSF cheque (Rios)                     −480
Less: Bank service charge                   −35
Less: Interest expense (if any)              —
Adjusted book balance                      €21,350 ✓

(b) Journal Entries (book-side adjustments only):

1. Note collected by bank:
Dr. Cash 2,120 / Cr. Notes Receivable 2,000 / Cr. Interest Revenue 120

2. Book error — cheque overstated (we recorded €630, should be €360, so cash is understated):
Dr. Cash 270 / Cr. Accounts Payable 270

3. NSF cheque (customer Rios):
Dr. Accounts Receivable — Rios 480 / Cr. Cash 480

4. Bank service charge:
Dr. Bank Charges Expense 35 / Cr. Cash 35

Note: Deposits in transit and outstanding cheques require NO journal entries — they are already in the books; just not yet cleared the bank. (أ) التسوية:
جانب البنك: 22,380 + 3,600 − 4,630 = €21,350
جانب الدفاتر: 19,140 + 2,120 + 270 − 480 − 35 = €21,350 ✓

(ب) قيود اليومية (جانب الدفاتر فقط):
1. الكمبيالة المحصَّلة: م. نقدية 2,120 / د. كمبيالات مدينة 2,000 / د. إيراد فائدة 120
2. تصحيح الخطأ: م. نقدية 270 / د. ذمم دائنة 270
3. الشيك المرتجع: م. ذمم مدينة (ريوس) 480 / د. نقدية 480
4. رسوم البنك: م. مصروف رسوم 35 / د. نقدية 35
ملاحظة: الودائع في الطريق والشيكات المعلقة لا تحتاج قيوداً — هي موجودة في الدفاتر بالفعل.